Es habitual en las empresas en las que se gestiona por proyectos que se apliquen ciertas prácticas, se reutilicen plantillas, se genere y almacene documentación, e incluso que existan algunos procedimientos relacionados con la gestión de proyectos. De ese conjunto de recursos, a los que llamamos activos de la organización, podríamos extraer lo que llamaríamos “método de gestión de proyectos” de nuestra compañía y formalizarlo como tal.

Y ahí viene la pregunta: ¿Entonces, si yo tengo ya mi método, para qué voy a complicar las cosas con el enfoque que da el PMBOK ®?

Bueno, pues desde mi punto de vista sí que merece la pena al menos conocerlo. Aquí propongo algunas razones que considero clave:

  • Porque los procesos que marca el PMBOK ®, al igual que cualquier otro enfoque estándar como PRINCE2 o ISO21500, han sido descritos como resultado el trabajo y experiencia que aporta un gran número de profesionales de la gestión de proyectos. Ya sé que en mi compañía somos muy buenos,… pero quizás no estaría mal escuchar lo que nos dice esta gente.
  • Porque podemos adaptarlo, es decir, no es necesario que la empresa cambie para amoldarse a un enfoque como PMBOK, sino que éste tiene la suficiente flexibilidad como para adaptarse a la empresa, pudiendo seleccionar los procesos a aplicar, el modo de hacerlo, las técnicas concretas a utilizar, etc.
  • Porque siempre es bueno hablar todos el mismo idioma. Esto facilitará la comunicación con el exterior en el caso de proyectos multi-empresa y también de cara al cliente, ya que es muy probable que fuera conozcan las prácticas estándar como las que propone el PMI® en su guía PMBOK ®, pero por el contrario es casi seguro que no conocerán nuestro método interno.
  • Y, también importante, porque puede facilitar el periodo de adaptación de nuevas incorporaciones al equipo ya que es probable que ya lo conozcan.

En mi opinión es bueno estudiar y adoptar aquellas prácticas que recomiendan los estándares que mejor se amolden a nuestro negocio, pero mucho cuidado con intentar hacer cambios drásticos en la forma de gestionar los proyectos en la compañía ya que no suelen obtener muy buenos resultados.  Por tanto, vayamos poco a poco.

Para terminar, una recomendación de cara a la mejora continua de nuestros procesos internos en gestión de proyectos:

  1. Estudiar y aprender lo que proponen los estándares en gestión de proyectos.
  2. Decidir qué nuevos procesos implementar o cuales cambiar.
  3. Formar, convencer y motivar al equipo de Project managers.
  4. Introducir cambios.
  5. Recopilar resultados obtenidos, de modo que podamos seguir aprendiendo y evolucionando el método.

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