Los Riesgos en la Dirección de Proyectos y el «GroupThink» (y 2): Cómo evitarlo

En el post titulado «Los Riesgos en la Dirección de Proyectos y el Group Think (1)» introducíamos este concepto (Pensamiento de Grupo) acuñado por Janis  y que se define como un fenómeno en el que las personas buscan llegar a acuerdos por unanimidad a pesar de que haya hechos que apunten en la dirección contraria y que, de esos hechos, se deriven riesgos relevantes. Y esto es algo muy a tener en cuenta para quienes somos project managers o directores de proyectos.

En este post veremos cómo podemos evitarlo y cómo metodologías como el ABCD pueden ayudar a evitarlo.

Evitar el Group Think

Existen una serie de maneras relativamente simples pero efectivas de evitar el pensamiento de grupo al dirigir nuestros proyectos desde el punto de vista de nuestras organizaciones:

– utilizar expertos externos que reten y pongan a prueba nuestras creencias

– crear varios grupos de trabajo sobre el miemos problema para tener visiones independientes

– nombrar un abogado del diablo en reuniones clave de nuestros proyectos

– evitar que personas relevantes expresen su opinión antes de una reunión o proyecto

Qué es la metodología ABCD?

Keith Baxter desarrolló la metodología ABCD (Assumption Based Communication Dynamics) para la gestión de riesgos. Y es básicamente un proceso de gestión del riesgo basado en el análisis de asunciones o hipótesis de partida.

¿Por qué asunciones y no riesgos? Porque el gran reto de la gestión tradicional del riesgo es el aspecto negativo de identificar «cosas malas que pueden pasar a nuestros proyectos».  ABCD busca aproximarse a la gestión de riesgos desde una perspectiva positiva. Los planes son un montón de datos y otro montón de asunciones. Y para que el plan se cumpla las hipótesis deben cumplirse.

Porque los proyectos aparentemente fracasan por una gran diversidad de razones pero, en un nivel básico, lo hacen por una de las 3 siguientes razones:

– las asunciones clave que tomamos resultan equivocadas

– evaluamos de forma incorrecta la significación o confianza en esas hipótesis

– no comunicamos adecuadamente esas asunciones que realizamos a los interesados clave

Por lo tanto, las asunciones o hipótesis son el origen de todos los riesgos de un proyecto (pudiendo ser relativas a los recursos, interdependencias, financiación, complejidad, estimaciones,…).

Cómo nos puede ayudar ABCD a evitar el Pernsamiento de Grupo?

Cuando ABCD se desarrolló (en los principios de los 90) se diseño específicamente para evitar los problemas que se encontraban con las técnicas tradicionales de gestión de proyectos. El Pensamiento de Grupo era uno de los problemas que se consideraba y abordaba mediante:

– Entrevistas frente a los talleres en los que hay voces preponderantes que marcan el devenir de la reunión

– Asunciones: centrándonos en hipótesis de partida postivas en vez de riesgos negativos

– Calificación de las asunciones donde el «peor caso gana» (quien está más preocupado por el riesgo controla la calificación lo que obliga al optimista a hablar con el pesimista)

– Integridad de Abajo a Arriba (la alta dirección puede establecer calificaciones globales de riesgos pero no pueden cambiar las calificaciones de las asunciones).

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Daniel Echeverría