El principal objetivo que persigue una Oficina de gestión de proyectos es realizar la integración entre la estrategia de negocio y los diferentes proyectos que se lanzan en la empresa.

Cuando damos el siguiente paso intentando definir cuáles son las responsabilidades de una PMO en nuestro caso particular, habitualmente surgen dudas sobre qué debería hacer y qué no debería hacer una Oficina de gestión de proyectos. Pues bien, como pasará con casi cualquier departamento de la compañía, trazar líneas claras no siempre es fácil.

En base a mi experiencia quisiera compartir una recopilación de qué puede/suele estar incluido dentro de una PMO. Por aclarar antes de asustar a nadie, todavía no me he encontrado una Oficina de gestión de proyectos que abarque la lista completa.

Responsabilidades posibles de una Oficina de gestión de proyectos:

• Gestión de la cartera de proyectos (junto con la dirección)
  • Evaluación de proyectos en cartera
  • Priorización en base a criterios estratégicos
  • Alineación con la estrategia
  • Asignación de recursos disponibles a proyectos priorizados
• Gestión de programas de proyectos
  • Monitorización de interrelaciones entre proyectos
  • Gestión conjunta de procesos
  • Gestión de proyectos multi-área
  • Gestión de proyectos críticos o clave
• Método de gestión
  • Definición y evolución (incluye el estudio y seguimiento de enfoques metodológicos estándar)
  • Creación de plantillas u otros recursos (activos)
  • Selección y establecimiento de herramientas
  • Definición y establecimiento de normas y directrices
• Servicios a gestores de proyectos (PM)
  • Establecer un repositorio de activos de la organización en PM
  • Asesoramiento, formación y apoyo a gestores de proyecto
  • Supervisión del cumplimiento de lo establecido
  • Participación y apoyo en proyectos estratégicos
  • Recopilación de lecciones aprendidas
  • Soporte en herramientas de PM establecidas
  • Soporte administrativo PM
  • Establecimiento de comunicación bidireccional entre PMO y los PM
  • Gestión global de riesgos, calidad, costes, etc.
• Servicios a gerencia
  • Monitorización y control de indicadores globales
  • Monitorización del avance global
  • Servicios para facilitar la gestión de la cartera de proyectos
• Formación
  • Elaboración de plan de formación en PM
  • Capacitación de nuevos gestores
  • Difusión
  • Apoyo para la certificación

En resumen, SI deberían ser responsabilidades de una Oficina de gestión de proyectos:

• Alinear la estrategia de la organización con la ejecución de proyectos mediante la gestión de la cartera de proyectos
• Establecer en la empresa una cultura de gestión por proyectos
• Garantizar la homogeneidad en el trabajo de los PM de la empresa en lo referente a procesos y entregables.
• Ofrecer soporte en todo lo relacionado con gestión de proyectos
• Proveer información, plantillas, normas y métodos a los gestores de proyectos
• Fomentar la mejora continua en labores de gestión de proyectos mediante la formación y divulgación de conocimiento

Pero por el contrario, NO deberían ser responsabilidades de una Oficina de gestión de proyectos:

• Definir la estrategia de la compañía ,ya que esta tarea corresponde a la dirección
• Garantizar el éxito de los proyectos a los que da soporte. El éxito de un proyecto es responsabilidad del gestor o gestores de dicho proyecto que podrán apoyarse en los servicios que ofrece la PMO. Dichos servicios ayudarán a mejorar la gestión del proyecto pero no garantizan su éxito

Para terminar, decir que hay que tener en cuenta que las PMO son habitualmente áreas de reciente creación en la compañía por lo que, para evitar males mayores derivados de luchas de poder, la asunción de responsabilidades debería ser progresiva y en base al éxito cosechado en pasos anteriores.

Si en nuestra compañía no existe PMO hay diversas estrategias para implantarla. Sobre las distintas formas de implantar una PMO hablaré próximos post.