Continuando  los artículos precedentes sobre la gestión de proyectos en Pymes, llegamos al primer momento clave… Como dar ese primer paso para convencer, para vencer la resistencia inicial a una metodología que a priori es compleja, requiere recursos capacitados, esfuerzo, formación….

Lo primero es contar con una Dirección involucrada, comprometida y convencída del paso a dar… En mi opinión Es imprescindible, si no, “apaga y vámonos “

Desarrollar proyectos mediante metodologías de gestión de proyectos no va a provocar un subidón en las ventas, o inmediatos ahorros de coste, o que nuestros clientes de repente estén supersatisfechos.. Es cierto que las empresas cada vez demandan profesionales formados o certificados, como garantía de hablar un mismo idioma, de utilizar un sistema común. Pero no es la panacea…

La mejora producida por este tipo de gestión, ha de ir madurando, se consigue a medio – largo plazo, por tanto necesitamos una dirección apoyando, convencida de que es bueno hacerlo, “per sé”….

Si la Dirección espera resultados inmediatos, es mejor que dedique sus esfuerzos y recursos a otra cosa…

Si la Dirección espera que sus proyectos cada vez se realicen mejor,  persigue el concepto de mejora continua “real”, en tener a los mejores, en que sus equipos funcionen como tal, en hablar un lenguaje común, y en definitiva, hacer las cosas bien,…. Entonces sí, esto es lo que necesitan.

Con metodología o sin ella, es muy probable que sigamos cometiendo errores, retrasándonos en los proyectos, incurriendo en sobrecostes, no cubriendo las expectativas de los clientes….

Entonces?

Sin sistema, estaremos perdidos, la cuestión será que para cada problema, habrá una razón, una escusa, un culpable… o varios….

No mejoraremos, no progresaremos, dependeremos de las circunstancias, de las habilidades personales de individuos, que a veces funcionarán y otras no….

En cambio, con un sistema, sabremos por qué hemos fallado, dónde, en que momento, que hicimos mal, que hicimos bien, que podríamos haber hecho mejor….

Y yo me pregunto…. ¿Cual es el valor de este conocimiento? Soy incapaz de cuantificarlo más allá de ……… MUCHO!!!

Ehhhh, Bien…. me interesa…. pero como hacerlo en mi empresa? Porque mi empresa es pequeña o tenemos pocos recursos….

Implantar un sistema de este tipo en una Pyme requiere de una implantación apoyada, dirigida y proporcionada…

–          Apoyada: desde la dirección por supuesto, como comentábamos al inicio

–          Dirigida porque evidentemente necesitaremos ayuda para formar nuestros equipos, planificar la implantación, priorizar que aspectos partes y cómo hacerlo

–          Proporcionada: Mediante una implantación proporcionada, podemos conseguir mucho con una inversión moderada.

Y cuáles son los elementos clave de una implantación proporcionada?

Es decir si mi empresa tiene recursos muy limitados, en que aspectos debemos incidir, que procesos priorizar, donde focalizar nuestros esfuerzos. Pues aquí evidentemente se “abre el melón”, en función del tamaño, disposición y grado de madurez de la empresa podremos llegar a más o menos:

La pregunta es, cual es ese 20% que me producirá el 80% del  (Amigo Pareto, cuanto te usamos a diario…)

Podríamos establecer unos pilares básicos a partir de los que empezar este arduo trabajo? Cuales son? Como desarrollarlos?

Pues a mi modo de ver, más que hablar de procedimientos, la implantación de un sistema es para empezar… un cambio cultural y para ello hemos de estar convencidos de que la cultura a implementar es compatible con la de nuestra organización, o al menos a la que queremos llegar

Y aquí va mi propuesta cultural.

–          Cultura de la planificación. Primero pensar y luego hacer. Educar a nuestros equipos en pensar que van a hacer y para qué antes de empezar. Ojo al riesgo de “parálisis por análisis”.  Como suelo comentar a menudo “Una planificación con errores y defectos es infinitamente mejor que no tener ninguna”

–          Cultura del control: Revisar, controlar, decidir, modificar. La mejor planificación del mundo mundial es inútil si no hay un control periódico y sistemático, donde la vayamos adaptando al terreno, a las circustancias, y actuar…

–          Cultura de aprender de los errores, y de los aciertos. Y para eso hemos de saber y compartir lo que hemos fallado y donde hemos acertado.

–          Cultura de la gestión de la información y de los interesados, que importante es ponerse en el lugar de los otros, de nuestros colaboradores, de nuestro cliente, de nuestros proveedores, y de que forma tan fácil podemos buscar las mejores soluciones, buenos acuerdos. Y que decir de la gestión de la información.

–          Cultura de la pregunta, del  inconformismo, del hacer las cosas con sentido y no dar nada por supuesto… No dar nada por supuesto. Conocer lo que hay que hacer y lo que no hay que hacer… y estar seguro de que haciendo lo que hay que hacer, el cliente va a estar satisfecho. Y que lo haremos a demanda del cliente, estableciendo la calidad requerida directamente sobre los requisitos del cliente.

Pues bien, si a todo esto le damos una estructura, una organización, un lenguaje común, tenemos los elementos necesarios conseguir los objetivos buscados.

Y vosotros que pensáis?.. Son estas bases culturales las necesarias. Está la esencia?

Se admiten sugerencias para tratar de ordenar este enorme puzle en el que me he metido….