Aumenta exponencialmente la productividad de tu equipo de administración de proyectos

Reduce exponencialmente el uso del email

Hace algunas semanas publiqué un post con algunos consejos y recomendaciones para hacer más eficiente tu comunicación por mail en la administración de proyectos

https://www.cursodireccionproyectos.com/2014/05/comunicacion-efectiva-por-e-mail-en-tus-proyectos/

Hoy voy un poco más allá.. Si quieres incrementar exponencialmente tu productividad reduce exponencialmente el uso del mail.

Dicho así, suena radical.. lo reconozco…, Desde la entrada de la informática en el mundo laboral, el correo electrónico ha sido uno de los grandes avances para todoss. Ha supuesto un avance increible, cosas que hace unos años eran impensables, hoy son posibles.

Esto ha afectado a la mayoría de los profesionales inicialmente para agilizar su trabajo….Pero también ha modificado de forma radical nuestro día a día, nuestra forma de trabajar, nuestra forma de organizarnos…

Yo mismo durante mucho tiempo he organizado mi gestión personal en torno al correo., tengo que gestionar 6 cuentas de correo… llevo un mail con patas permanentemente. (mi querido Smartphone)

El problema es cuando la potencia del mail, se vuelve en nuestra contra… es tal su capacidad, sus ventajas, su inmediatez, su facilidad… que nos convierte en sus esclavos… a la menor oportunidad.

Recibimos a diario decenas, de correos…. Algunos hasta cien o más….. realmente pensamos que lo tenemos bajo control??? O somos nosotros los controlados?

Nos ausentamos 2 días y a la vuelta,  nuestro trabajo durante un día completo es atender al correo, leer, procesar, contestar… leer, archivar…. eso si es que durante esos 2 días, no hemos tenido que hacer eso mismo con nuestro dispositivo móvil. En definitiva Trabajar para el e-mail….

Evidentemente el problema no es el mail…. El problema es el uso que le damos…. Nadie nos ha enseñado… lo manejamos por instinto o por costumbre y carecemos de unas mínimas normas de uso.

Leo lo que acabo de escribir y me aflora el escepticismo, la resistencia al cambio …»Claro… pero, es imposible dominar, no se puede poner barreras al mar… o sí???

Podemos emprender pequeñas iniciativas….

1. Iniciativas personales..

a)    Usa el mail solo si es necesario: Este es el primero…. Y más importante. Está desarrollado en buena parte en el post anterior antes mencionado (Post anterior sobre mail con eficacia)

b)   Empieza por las bases. La potencia de Sencillez. Hacer lo que hay que hacer….Cuando escribas un mail envíalo a quien sea imprescindible, y utiliza los distintos modos de envío (que para eso los crearon). El Para (TO: ) es el receptor al que va dirigido y del que espero que haga algo…. y el copia (CC:) ) solo para informar….  Sí, la teoría la sabemos todos… entonces, por qué lo obviamos?

c)    Desactiva los avisos emergentes… Empieza a controlar tu tiempo. Puedes vivir sin abrir tus correos en tiempo real? Síiiii claro que puedes.. lo que pasa es que has perdido la costumbre, (hace 10 años lo hacías…) pero puedes hacerlo…

Seguro que has tenido que trabajar (porque no te da tiempo, no te da la vida,…) , un viernes por la tarde, o por la noche, o un festivo, tú y tu tarea… concentrado, sin interrupciones… sintiéndote productivo, viendo como avanzas, es una sensación única….

Pues tienes que reproducir eso cada día, al menos durante un periodo de tiempo cada día, todos los días… un par de horas o tres al día… Sabes lo que puedes conseguir???

Desactiva el dichoso aviso emergente del ordenador, y del móvil. Consulta el correo un par de veces, o tres… en el horario que tu te programes…. Dejarás de estar a su servicio y pasará a ser él el que esté a tu servicio.

d)   Aplica los consejos para hacer tu comunicación efectiva. Si comunicas de forma efectiva, ahorrarás recorreos, contestaciones, aclaraciones, interrupciones….

2. Iniciativas para tu equipo de proyecto

Para una gestión eficiente de tu equipo y conseguir una administración de proyectos eficiente, empieza con 2 sencillos consejos.

a)    Fija unas normas de buen uso del correo. Como te decía, el problema es que la mayor parte no recibe formación, sobre el uso…. Lo hacen a sentimiento. Unas sencillas normas pueden mejorar la eficiencia de la comunicación. Se trata de propagar una cultura saludable del uso del correo electrónico. tu equipo y tu mismo lo agradeceréis.

b)   Utiliza alternativas al correo. Existen muchas alternativas destinadas a facilitar la comunicación entre equipos de proyecto. En próximos post te comentaré algunas de las herramientas que nosotros utilizamos y que nos han ayudado a realizar el seguimiento de proyectos, reduciendo correos, e incrementando la productividad.

3. Mejora exponencial??

Así es… Cuanto tiempo puedes quemar al día por un uso deficiente del correo? 1 o 2 horas?? Parece mucho, pero …. Esto incluye tiempo que pierdes atendiendo mensajes emergentes, correos que contestas, que aportan valor 0 a tu desempeño, tiempo que gastas en leer entender y asimilar correos sobre los que no tienes nada que hacer… Y todo el tiempo que dichas interrupciones infringen a al resto de tus tareas….

Cuanto tiempo puedes ahorrar si reduces toda esa ineficiencia a la mitad??? Y si tu equipo lo reduce a la mitad?

Y, has parado a pensar que tal vez nuestro siempre reconocido referente Pareto también puede tener algo que decir? Tal vez el 80% de los correos que recibes, lo recibes del 20% de tus contactos….

Por tanto pequeños pasos de los miembros de un equipo pueden ser pasos de gigante que repercuten en la productividad de todo el equipo.

Y tu como lo ves? Cuales son tus técnicas o herramientas, para mantenerlo a raya?