Habilidades específicas de un miembro de una PMO (II) y una historia

En mi post anterior hablaba de algunas de las principales habilidades que, desde mi punto de vista, debe desarrollar un miembro de una PMO. En este post voy a completar la lista acabando con un ejemplo real que a mí me hizo reflexionar…

Comunicación

La PMO se encarga de asegurar que estrategia y cartera de proyectos están alineados, es decir que la empresa camina en dirección de los objetivos marcados por la dirección en cada ciclo estratégico.

Una de las claves para lograrlo es saber comunicar. Y esta comunicación debe ir en dos sentidos:

–        De arriba abajo, haciendo entender primero a los gestores de proyecto y después a todos los miembros de los equipos de trabajo el porqué de decisión de ejecutar los proyectos seleccionados y su prioridad.

–        De abajo a arriba, obteniendo información de progreso, analizándola y elaborando informes que permitan a la dirección ver rápidamente cómo avanza la compañía hacia el rumbo marcado.

Esta comunicación deberá ser cuidadosamente estudiada y definida para contar en cada caso lo que hay que contar a quien hay que contárselo y como hay que contárselo.

Síntesis

Una de las principales labores que puede desempeñar una PMO es la generación de informes para la dirección, de modo que los directores de la compañía puedan revisar cómo avanza la empresa rumbo a los objetivos estratégicos marcados y en base a esto tomar decisiones.

Para poder realizar estos informes, los miembros de la PMO partirán de información detallada de avance en cada uno de los proyectos y deberán ser capaces de analizar, combinar y sobretodo sintetizar gran cantidad de información para obtener su esencia que de una visión global del conjunto.

Simplicidad

Derivado de la habilidad anterior, un miembro de una PMO debe tener capacidad de hacer las cosas de la manera más simple razonable.

Como decía Albert Einstein “Las cosas deberían ser hechas lo más simple posible pero no más simple”.

Y es que, hay que ver cómo nos gusta complicarnos la existencia!

Hacer las cosas complejas tiene malas consecuencias, pero son aún peores si estamos realizando labores como la definición de la cartera de proyectos de una empresa o estableciendo una metodología de gestión estándar, puesto que de estos trabajos derivarán muchos otros que sufrirán la complejidad añadida infligida.

Para muestra, un ejemplo:

Hay un bulo que dice que, en plena carrera espacial en la época de la guerra fría entre USA y URSS, la NASA gastó una millonada en contratar el desarrollo de bolígrafos que escribieran en ausencia de gravedad, mientras que los rusos utilizaban simples lapiceros.

Esto en parte es un bulo (no fue encargado directamente por la NASA, ni los rusos usan lapiceros por el peligro del grafito que se desprendería), pero lo que sí es cierto que los bolígrafos zero-gravity existen y han sido comprados por la NASA durante mucho tiempo.

Pues bien, en una entrevista que se hizo a Pedro Duque se le preguntó a este respecto y él contestó que él ha usado los bolígrafos de gravedad cero pero que, tras ver que su instructor usaba un bolígrafo normal (un bic, vamos), él probó con los de regalo de la agencia espacial y, sorpresa, funcionan perfectamente…. ¿Qué conclusión podemos sacar de esto? Yo reconozco esta “historia” me hico reflexionar y descubrir que incluso en mi vida diaria hago muchas tareas en las que me complico la existencia en lugar de ir a la solución más simple. ¿A alguien más le pasa?

Seguro que a vosotr@s se os ocurren más habilidades… ¿Cuáles destacaríais?