Este verano tuve la suerte de visitar Éfeso, una antigua ciudad griega situada en una zona costera en la actual Turquía.

Éfeso fue una próspera ciudad jónica a orillas del mar Egeo poblada por entre 33.600 y 56.000 personas. Tenía un puerto llamado Panormo y estaba al comienzo de un gran valle. Como no podía ser de otro modo, debido a su increíble localización geográfica fue un importante centro religioso, cultural y comercial.

Hoy en día se está trabajando duro en la recuperación de la ciudad, realizándose importantes labores de restauración, reconstrucción y desenterramiento de la parte de la ciudad que, por suerte para su mejor conservación, fue sepultada por el paso del tiempo.

En la antigua ciudad griega había gran cantidad de edificaciones públicas como la biblioteca de Celso, el ágora, calles, casas nobles y no tan nobles (ya me entendéis),… y el gran teatro. Pues bien, visitando ese colosal teatro, que contaba con una capacidad para 24.500 personas, es cuando encontré un cartel donde se explicaba muy brevemente el plan de recuperación del teatro, un plan que por su complejidad se había dividido en diferentes proyectos.

Viendo este plan vino a mi cabeza mi profesión que había intentado olvidar por unos días, descubriendo que ante mí había una explicación muy sencilla y visual para una duda muy recurrente cuando intento explicar los conceptos de cartera, programa y proyecto… Bueno, pues ahí va este ejemplo real:

Es un hecho que las ruinas actuales ocupan una gran extensión y la cantidad de trabajo a realizar es inmensa. ¿Cómo gestionamos esto de una forma ordenada?

Bueno, pues el primer paso es marcar los objetivos estratégicos, por ejemplo podríamos definir esto dos:

• Conseguir recuperar las partes de la ciudad más atractivas para sacar mayor provecho al turismo.
• Obtener información valiosa sobre la cultura, costumbres y el día a día de los antiguos pobladores de la ciudad.

Derivado de estos objetivos, podrían definirse por ejemplo dos carteras de proyectos, cada una de ellas orientada a la consecución de cada objetivo.

Posteriormente, podría dividirse el trabajo a realizar por zonas (biblioteca, casas nobles,… y teatro). A cada una de estas subdivisiones le llamamos programa.

Tomando el programa del teatro, tenemos el plan que hay en la foto.

  Debido a su magnitud y complejidad no es muy buena idea gestionar la recuperación un gran teatro en ruinas en el marco de un único proyecto, pero sí que es interesante realizar ciertas labores de gestión alto nivel de forma conjunta para todos los proyectos que se ejecutan sobre el mismo. De ahí viene la utilidad de la gestión de programas. Nos permite que cada proyecto avance de forma independiente pero con un coordinador (gestor del programa) que se asegura de que el conjunto sigue un buen rumbo, pudiendo realizar ajustes o incluso redistribución de recursos entre los proyectos que lo componen si fuera necesario.

Haciendo una vista atrás de la idea, un ejemplo (inventado, claro):

Un equipo de restauración compuesto por un arqueólogo y tres operarios están ejecutando un proyecto de restauración de la puerta sur de entrada al teatro, este proyecto es uno de los diez que componen el programa de bajo nivel cuyo cometido es la reconstrucción de los accesos (puertas, escalinatas, pasillos,…) al teatro. Este programa corresponde a la zona coloreada en amarilla en el esquema/plan.

Existen otros cuatro programas de bajo nivel: verde (escenario), rosa (grada inferior), rojo (grada intermedia) y azul (grada superior).

Por tanto, estos cinco programas de bajo nivel componen el programa de restauración completo del teatro, y este a su vez uno de los veinte que componen la cartera de proyectos de reconstrucción de espacios visitables por turistas que pretende cumplir con el primer objetivo marcado arriba.

Centrándonos en el programa de reconstrucción de los accesos (zona amarilla) y dentro del mismo, en el proyecto de restauración de la puerta: dicho proyecto tendrá un gestor encargado de asegurar que se cumplan los parámetros de alcance, plazo y coste, es decir, que el proyecto llegue a buen término.

A su vez, el programa de bajo nivel de recuperación de los accesos tendrá un gestor de programa encargado de que todos los proyectos del programa lleguen a buen puerto, pero además de que exista una coordinación y colaboración adecuada entre los equipos, que se sigan los mismos patrones, e incluso hará redistribución de personal de los proyectos que vayan mejor hacia los que vayan peor dentro del programa. En definitiva, se asegurará de que el plan global se ejecute con éxito.

Del mismo modo el programa completo de recuperación del teatro será gestionado por un gestor de programa que asegurará que el conjunto de programas y proyectos vayan según lo previsto.

Y por último, tendremos a un gestor de cartera de proyectos encargado de coordinar todos los programas y proyectos que la componen con el fin de asegurar que se cumple con el objetivo estratégico que la origina.

Espero que este ejemplo sirva para poner algo más de luz en los conceptos de proyecto, programa y cartera de proyectos. ¿Ha sido así? ¿Algún apunte adicional que se os ocurra?