En este post agrego una referencia a varios sitios que proveen plantillas de gestión/dirección de proyectos en español que podemos descargar, actualizar y utilizar libremente en nuestros proyectos.

Pero, antes de dar este paso me gustaría preguntar ¿Es realmente útil disponer de una batería de plantillas de cara a ser utilizadas en nuestra empresa/departamento en el día a día de la gestión de nuestros proyectos?

El PMBOK contempla estos recursos y los incluye dentro de los activos de la organización. Teniendo en cuenta que el PMBOK es editado por personas con una larga y brillante carrera profesional como gestores/directores de proyectos, sin pensar demasiado la conclusión parece clara: Si debe ser buena idea disponer de un conjunto de plantillas que nos guíen a la hora de generar entregables documentales del proyecto.

Reflexionando un poco sobre esto, sí que tiene sentido empujar esta iniciativa en nuestra empresa. Disponer de un catálogo de plantillas para ser utilizadas en la gestión de proyectos ofrecerá estas ventajas:

• Simplificación del trabajo, ahorrando al gestor la tediosa tarea de definir la estructura de un entregable cada vez. Además, con que se piense la estructura de un entregable una vez, debería ser suficiente (salvo excepciones) para el resto de proyectos… no reinventemos la rueda!
• Homogeneidad ya que de no existir cada gestor elaborará los entregables de gestión del proyecto de una manera diferente. La homogeneidad en la generación de entregables produce una sensación tanto interna como externa de profesionalidad y organización.
• Establece una guía, un esquema que ayudará a quien la utiliza a la hora de estructurar de manera correcta la información que debe plasmar en el entregable que está elaborando.
• Orientación metodológica, mediante la aplicación directa de las prácticas y técnicas que propone el enfoque metodológico de la empresa en la definición de las plantillas, de modo que, si se utilizan correctamente, se estará aplicando el método de manera implícita.

Bueno, como lo prometido es deuda, aquí incluyo algunos enlaces a plantillas útiles para un gestor de proyecto:

• Gedpro. Requiere registro y ofrece un conjunto de plantillas que podrás descargarte individualmente.

• Dharma consulting. Provee a usuarios registrados un gran conjunto de plantillas, ejemplos y casos completos.

• ANGP. Ofrece un conjunto de plantillas editables muy útiles para los principales entregables de un proyecto.

• IT Process maps. Ofrece un conjunto de plantillas, listas de control y recomendaciones.

• Spanish PMO. Recopilación de plantillas.

• Laboratorio TI. Más de 100 plantillas clasificadas por grupos de procesos a nuestra disposición.

Para terminar me gustaría compartir algunos consejos que considero clave de cara a la utilización de una plantilla por parte de un gestor/director de proyecto:

• Las plantillas no son documentos a cumplimentar como quien rellena un formulario de inscripción a un evento, sino que son guiones que nos ayudan a hacerlo mejor y a guardar cada cosa en su sitio. Es decir, nos ayudan a la hora de estructurar y poner orden en la información que debemos plasmar en un entregable.

• Gran parte de los apartados que tiene una plantilla no son de uso obligado. Hay que tener en cuenta que las plantillas son genéricas (para todos los proyectos gestionados en la empresa, por ejemplo) y cada proyecto es un mundo, con unas características diferentes al resto. Por ello:
  • No se debe cumplimentar cada apartado a la fuerza, aunque no se nos ocurra que poner en el mismo. Si un apartado no procede, bórralo.
  • En el caso de que exista información disponible que podría ser relevante en un entregable, pero su plantilla correspondiente no tiene un apartado donde encaje correctamente, añadiremos un nuevo apartado donde incluirla.

• Por lo tanto, del mismo modo que es posible que para un proyecto particular sobren apartados, también puede suceder que falten otros. Esto es perfectamente normal,… eso sí, habrá que asegurarse de que la información a incluir encaja con el objetivo del entregable en cuestión. De hecho, este ejercicio, aplicándolo con criterio, es el que nos permitirá revisar, cuestionar y evolucionar las plantillas disponibles. Esto es mejora continua!