Normalmante, dado el carácter “por áreas de conocimiento” de la Guía del PMBOK(R) no suele verse bien cómo abordar la planificación y cómo abordar la ejecución y monitorización. En este posts y en otro posterior trataremos de dejarlo más claro viendo cómo hacer la planificación de proyectos de acuerdo a la Guía del PMBOk(R) del Project Management Institute.

En el grupo de procesos de planificación,  una vez definida la existencia de un proyecto y sus objetivos, necesidades y requerimientos de alto nivel del cliente, sabemos QUÉ quiere el cliente –reflejado en el Acta de Constitución (Project charter)– así como A QUIÉN debemos tener en cuenta –las partes interesadas (Stakeholders)– durante toda la vida del proyecto.

Comienza la fase de planificación en la que definiremos QUIÉN hace QUÉ y para CUÁNDO, todo ello manteniendo unos procesos y procedimientos básicos de gestión. El esquema a seguir en el grupo de procesos de planificación es difícil representarlo mediante un esquema lineal ya que existen muchas interrelaciones entre los diferentes procesos –las salidas de unos son entradas para otros pero, una vez acabados estos últimos, el resultado de estos modifica los primeros–. Por ejemplo:

– La Definición del Alcance y la creación de la EDT informan al Plan de Gestión de la Calidad pero a su vez las actividades de calidad habrá que incorporarlas al alcance.

– La Identificación de Riesgos tiene como entradas el Alcance, el cronograma o el Presupuesto, pero una vez definidas las medidas de mitigación éstas afectarán al Alcance, al cronograma y al Presupuesto.

El siguiente esquema pretende representar una propuesta de orden cronológico en el que los procesos se van abordando de izquierda a derecha y de arriba abajo, no olvidando el carácter iterativo de buena parte de ellos.

Este orden será el que se utilice en la presentación del grupo de procesos de planificación. 

Diapositiva1

Este orden pretende ser coherente con las principales relaciones de entradas y salidas establecidas por la Guía del PMBOK®. De acuerdo a lo indicado en este esquema, la planificación de un proyecto y la presentación de los procesos de planificación seguirá el siguiente orden:

Con los resultados de los Procesos de Inicio –el Acta de Constitución y el registro de partes interesadas– se puede proceder a:

– Abrir el Plan de Dirección del Proyecto.

– Y elaborar el Plan de Gestión de interesados.

Utilizando el Acta de Constitución y el Plan para la Dirección del Proyecto se procede a elaborar:

– Plan de Gestión del Alcance.

Con el Acta de Constitución, el Registro de interesados, el Plan de Gestión del Alcance y el Plan de Gestión de interesados, se puede proceder a:

– Recopilar los requisitos.

– Definir el alcance.

– Y crear la EDT.

Una vez obtenida la línea de base de alcance, habiendo recogido los requisitos, definido el alcance y desglosado el trabajo del proyecto en la EDT, se puede hacer:

– Un Plan de Recursos preliminar (con un calendario de recursos preliminar).

– Por otra, un Plan de Adquisiciones preliminar.

Una vez obtenida la línea de base, habiendo recogido los requisitos y definido el alcance, se puede también:

– Planificar la Gestión de la Calidad (que se cerrará al concluir el registro de riesgos) y actualizar la EDT con las actividades de calidad.

– Y, si se ha realizado después que el cronograma y presupuesto, actualizar el cronograma y el presupuesto con las actividades de calidad.

Con el Acta de Constitución y el Plan de Dirección del Proyecto se puede proceder a planificar la gestión del cronograma (para cerrarla se necesitará el calendario de recursos definitivo y el registro de riesgos para ajustar el resultado) abordando los procesos de:

– Planificar la gestión del cronograma.

– Y, con la línea de base del alcance, definir las actividades.

– Y, con el Enunciado del Alcance, secuenciar las actividades.

– Estimar los recursos necesarios para cada actividad.

– Estimar la duración de cada una de las actividades.

– Elaborar el cronograma.

Como ocurría con el cronograma, con el Acta de Constitución y el Plan de Dirección de Proyecto, se puede iniciar los procesos (para cerrarlos se necesitará el calendario de recursos definitivos, los contratos de adquisiciones y el registro de riesgos) de:

– Planificar la gestión de costes.

– Estimar los costes (con el Plan de Recursos Humanos preliminar).

– Elaborar el presupuesto (con calendario de recursos y contratos de compra preliminares).

Definido el alcance del trabajo y haber obtenido los requerimientos de recursos para cada actividad (obtenidos al planificar el cronograma y los costes), se puede:

– Planificar (definitivamente) la gestión de recursos humanos.

– Y, aunque forme parte de los procesos de ejecución, adquirir el equipo.

Una vez conocidos los interesados –y elaborado su Plan de Gestión– y redactado el Plan de Recursos Humanos –y asignando roles y responsabilidades– se puede proceder a:

– Planificar la gestión de la comunicación.

Con el Plan de Dirección del Proyecto y teniendo en cuenta los resultados de planificar la gestión de partes interesadas, alcance, tiempo, coste, calidad, recursos humanos y comunicaciones, se puede:

– Planificar la gestión de riesgos.

– Identificar los riesgos.

– Realizar el análisis cualitativo de riesgos.

– Realizar el análisis cuantitativo de riesgos.

– Planificar la respuesta a los riesgos.

Una vez elaborado el Plan de Respuesta a los Riesgos, con sus planes de mitigación, sus planes de contingencia y sus reservas de contingencia, se puede proceder a:

– Cerrar la EDT.

– Cerrar el cronograma.

– Cerrar el Presupuesto.

– Cerrar el Plan de Gestión de partes interesadas.

– Cerrar el Plan de Calidad.

– Cerrar el Plan de Recursos Humanos.

– Cerrar el Plan de Comunicaciones.

– Cerrar el Plan de Adquisiciones.

– Cerrar el Plan de Dirección del Proyecto.

Cerrado el Plan de Dirección de Proyecto se puede realizar la reunión de inicio en la que presentar y aprobar el Plan de Dirección y dar comienzo a la fase de ejecución del proyecto.

Todas estas actividades se irán desarrollando en los siguientes capítulos. En ellos veremos cómo se organiza y coordina el proyecto, cómo se planifica el alcance, el plazo, los costes, los recursos humanos y materiales, la calidad, las comunicaciones entre todas las partes interesadas y, por último, pero por ello no menos importante, los riesgos.

Espero que este post haya aclarado un poco la relación entre los procesos del grupo de procesos de planificación.

Cualquier duda, a vuestra disposición¡

Daniel

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