Cuando se habla de gestión del alcance es muy recurrente hablar del síndrome del lavadero o scope creep, este síndrome supone grandes problemas en el mundo real de la dirección de proyectos y es causante de grandes fracasos y/o cancelaciones en proyectos.

¿Qué es el síndrome del lavadero? ¿Cómo podemos evitar sus efectos devastadores sobre la planificación de un proyecto?

Este síndrome del lavadero, scope creep o arrastre del alcance es una metáfora que describe un mal que muchas veces nos ha tocado vivir en los proyectos que gestionamos. Este mal consiste en que el alcance de nuestro proyecto se estira y estira como un gran chicle, haciendo inmanejable y, aún peor, impredecible nuestro proyecto. ¿Os ha pasado alguna vez?

 

Pero, ¿por qué sucede esto?

Bueno, generalmente el síndrome del lavadero sucede por varios motivos:

  • Cuando el alcance inicial está descrito a muy alto nivel o con muchas ambigüedades. En ocasiones esto sucede por dejadez o falta de experiencia del gestor/director del proyecto, pero también puede haber otros motivos como picaresca por parte del cliente.
  • Si el cliente no tiene claro lo que quiere y va concretando conforme ve los resultados parciales que le proporciona el avance del proyecto.
  • Cuando existe conflicto de intereses dentro de la parte cliente, por ejemplo cuando hay diversas áreas funcionales implicadas que luchan porque el resultado del proyecto cubra en mayor medida las necesidades particulares (a veces contrapuestas) de cada una de ellas.
  • En el caso de que se trate de un proyecto de larga duración temporal que encima está poco priorizado en el portfolio. Esto provoca que los tiempos se vayan dilatando y, como consecuencia, cambios organizativos, de personal, legales,… afectan una y otra vez al alcance del mismo, modificándolo y adaptándolo a las nuevas circunstancias, provocando nuevos retrasos en su ejecución.
  • Cuando no existe (o es débil) un mecanismo de control de cambios que hace que cualquiera pueda ir añadiendo alcance al proyecto de forma ilimitada.

 

Vale, ya tenemos claro qué es lo que sucede cuando se dice que sufrimos el síndrome del lavadero. Y ahora viene la pregunta: ¿Cómo podemos evitarlo? ¿Hay algún truco? ¿Algún proceso que lo evite? ¿Una bala de plata?

…Pues la verdad es que no hay solución mágica para este problema, pero sí que podemos aplicar algunos consejos que minimizarán su probabilidad y/o impacto en nuestro proyecto.

 

Como ejemplo, ahí van algunos:

  • Define requisitos con claridad y al nivel de detalle que el tiempo que puedes dedicar a su recolección te permita.
  • Elimina ambigüedad en la descripción de requisitos siempre que sea posible. Redactar un documento con ambigüedad 0%  es imposible, pero deberás acercarte lo más que el tiempo que tienes y tu habilidad de redacción te permitan. Una buena práctica aquí está en delimitar no solo lo que está dentro del alcance, sino también lo que queda fuera del mismo.
  • Define, implementa y comunica un buen, y claramente definido en su flujo, sistema de gestión de cambios. El flujo de gestión de cambios debería tener la mínima burocracia razonable de modo que se pueda obligar a que cualquier cambio pase forzosamente por el mismo evitando saltos derivados de urgencias y demás excusas.
  • Documenta, o haz que se documente, debidamente cada solicitud de cambio. Todo cambio debería indicar, además de su descripción, el peticionario, la motivación y un estudio de las consecuencias de incorporarlo. Este estudio será pequeño o grande, en función del tipo de proyecto y del impacto del cambio.
  • Opcionalmente, si el proyecto lo permite, crea un comité de gestión de cambios, que se encargue de revisar y decidir sobre cada cambio requerido.
  • Define un buen plan de comunicación de cara a los cambios. No deben permitirse atajos.
  • Ante la duda, siempre es mejor lanzar proyectos pequeños (por ejemplo agrupados en programas) o divididos en fases, antes que abordar grandes proyectos en los que, a buen seguro, nos perderemos.

 

Bueno, ¿Qué os parecen estas recomendaciones? ¿Se os ocurre alguna más?

Como siempre, todo comentario será bienvenido!

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