Tras la lectura del PMBOK y sus 47 procesos, de los que 24 están enmarcados en el grupo de procesos de planificación, el lector interpreta que el plan de proyecto o plan de dirección del proyecto y resto de documentación a generar para un proyecto debe ser inmensa. ¿Es esto siempre así? ¿Qué dice exactamente PMBOK al respecto?

Es cierto que tras la lectura del PMBOK da la sensación de que el gestor de proyecto debe generar extensos y detallados documentos, entre otros por supuesto el plan de dirección de proyecto cargado de planes subsidarios, donde todo quede perfectamente descrito al milímetro. Sin embargo, por otro lado el PMBOK exige, como no podía ser de otro modo, que dicha documentación refleje la realidad en cada momento y por tanto sea actualizada por el gestor del proyecto cada vez que un cambio suceda. Sea cual sea el tamaño y repercusión del cambio, todo el plan debe quedar actualizado de inmediato, una vez que el mismo ha sido aprobado.

Esto es comprensible y asumible si pensamos en grandes proyectos de gran criticidad para los interesados implicados en el mismo.

Pero,… habitualmente la mayor parte de los gestores de proyectos nos enfrentamos a proyectos de tamaño medio, donde los cambios son constantes y para más dificultad, nuestro tiempo a dedicarle a la actualización de la documentación generada es reducido. ¿Qué hacemos entonces? ¿No aplicamos PMBOK?

Pues no, no es eso lo que dice el PMBOK. Hay que tener claro que PMBOK no es un método, sino que es un enfoque metodológico y por lo tanto es generalista y va al máximo (tiene que servir para cualquier tipo de proyecto). Cuando un gestor de proyectos aplica el PMBOK, debe adaptarlo a su contexto real: factores ambientales y  proyecto concreto. Por lo tanto si nuestro proyecto está sujeto a muchos cambios, o si el tiempo que puedo dedicar al proyecto es limitado puesto que estoy en muchos más a la vez o si, como es habitual, suceden ambas cosas a la vez, adaptaré el PMBOK a mi realidad y generaré documentación seguramente algo menos densa, sin llegar a tanto detalle.

Está claro que si planifico y documento al detalle, controlaré mejor todo, pero el mantenimiento de dicho plan será inmanejable… y es peor tener documentación desactualizada que no tenerla!

Como decía, en proyectos con muy pocos cambios (yo no los conozco), documentar extensamente puede tener sentido, pero en proyectos altamente cambiantes (por desgracia cada vez más habitual) hacer un plan detallado nos aboca a un esfuerzo inmenso cada vez que un cambio aprobado nos hace re-planfiicar o, lo que es peor, nos lleva a tener nuestra documentación desactualizada.

A modo de conclusión, mi recomendación sería que debemos documentar nuestros proyectos al nivel máximo que sea razonablemente mantenible.

Y para dar un poco más de peso a esta recomendación, citaré a Albert Einstein cuando decía: “Haz las cosas lo más simple posible, pero no más simple”. Vamos, que documentemos lo mínimo razonable, pero tampoco no nos pasemos, como hicieron los autores de estos ejercicios:

¿Qué opinión os merece? ¿Consideráis que la planificación debe ser muy voluminosa o muy escueta?… ¿o depende?