Al abordar el estudio de la gestión de proyectos según la Guía del PMBOK^® una duda que tienen nuestros alumnos es cómo comprender e integrar los procesos de las diferentes áreas de conocimiento y de los grupos de procesos de ejecución y monitoreo y control.

Es lógico debido a la estructura que sigue el PMBOK de áreas de conocimiento por cada capítulo y separando como si fueran independientes los procesos de ejecución y monitoreo y control.

Y probablemente sea una de las razones por las que los resultados en los exámenes de certificación sean peores en esos grupos de procesos…

En este post trataremos de aclararlo un poquito. Ojala lo logremos.

Una vez que se dispone de un Plan de Dirección del Proyecto, éste está listo para ponerse en marcha, momento en el que se realizarán de forma paralela y coordinada las labores (y procesos) de ejecución y monitorización y control.

Será responsabilidad y tarea del project manager dirigir y gestionar integradamente las diferentes actividades del proyecto conforme avanza.

Si bien la Guía del PMBOK establece dos grupos de procesos:

– Ejecución.

– Monitoreo y control.

 la realidad es que todos los procesos se van desarrollando de forma paralela e interconectada, estableciéndose continuas retroalimentaciones entre los resultados:

 – De los procesos de ejecución y los de monitorización y control.

– De los procesos de monitorización y control y los de planificación.

 En la siguiente figura se representan esquemáticamente dichas interrelaciones.

En el siguiente esquema se observa como:

– Tomando como base el Plan de Dirección y los cambios aprobados, adquiriendo y desarrollando el equipo de proyecto, efectuando las adquisiciones de proyecto y llevando a cabo el aseguramiento de la calidad definido, se dirigen y gestionan los trabajos de proyecto.

– Del resultado del proceso de “Dirigir y gestionar los trabajos de proyecto” se obtienen:

 • Los entregables de proyecto, por una parte, serán entradas para el proceso de “Controlar la Calidad” que, de aprobarse, se convertirán en entregables verificados que serán entrada para el proceso “Validar el Alcance”; de validarse, serán entregables aceptados que irán como entradas al proceso de “Cerrar el proyecto o fase”.

• Datos de desempeño del proyecto (datos que se recogen al dirigir y ejecutar los trabajos) y que servirá para, analizada en su contexto, evaluar el desempeño del proyecto en términos de alcance, cronograma, costes, comunicaciones, adquisiciones, riesgos e implicación de las partes interesadas (elaborando la información de desempeño del trabajo en cada área).

 – En el proceso de Monitorizar y Controlar el Trabajo del Proyecto se analizará toda la información de desempeño del trabajo anterior y se elaborarán los informes de desempeño.

– Los informes de desempeño serán entradas para gestionar las comunicaciones, gestionar el equipo de proyecto y controlar las adquisiciones.

– Además del proceso de monitorización y control pueden proponerse cambios que se tramitarán a través del control integrado de cambios y que, de aprobarse, pueden actualizar el plan de dirección. 

En el esquema anterior, distinguimos tres líneas de trabajo:

– la verde, la de «producción» en la cual pasamos de entregables a, tras el control de calidad, entregables verificados y, tras la validación por el cliente, entregables aceptados.

– la roja, la de «gestión de documentación y análisis de datos» en la cual pasamos de tener datos de desempeño, a tras los procesos de control de cada área, a información de desempeño y, tras su integración con el proceso de monitorizar y controlar, a informes de desempeño que nos lleva a

— siguiendo la línea roja a proponer cambios, aprobarlos si procede e integrarlos en el plan de dirección modificado.

— siguiendo la línea azul, a hacer ajustes en el equipo de proyecto (dirigir el equipo) y en el equipo externo o proveedores (controlar las adquisiciones).

En un próximo post, analizaremos estas líneas de trabajo con más detalle. Pero… queda un poco más claro el conjunto de procesos de diferentes áreas y diferentes grupos de procesos…?

Espero que sí.

Daniel

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