Contratos de costes reembolsables. Qué son, ventajas y desventajas

Tras la decisión de subcontratatar parte de tu proyecto, llega el momento de decidir el tipo de contrato a firmar con la otra parte.

Si de entre las tres grandes tipologías, contrato de precio fijo (PF), contrato por tiempo y materiales (T&M) y contrato de coste reembolsable (CR), te decantas por éste último, deberás tener en cuenta sus ventajas e inconvenientes.

En los contratos de Costes Reembolsables, el cliente acepta pagar a un contratista todos los costos reales incurridos durante el proyecto, más unos honorarios acordados por contrato.

Este tipo de contratos suelen aplicarse en proyectos donde el alcance real del contrato no está claro, y por lo tanto, no se pueden estimar los costos de forma exacta. Esto sucede por ejemplo en proyectos de I+D, algunos proyecto de IT, etc.

Al no poder definirse un precio fijo final, se acuerda que el comprador pagará al vendedor los costes legítimos y reales en los que haya incurrido al llevar a cabo la tarea que le hemos encomendado, más los honorarios correspondientes al beneficio del vendedor que hemos pactado por contrato.

Las principales ventajas de este tipo de contratos son:

• La definición del alcance del contrato es simple, a diferencia de los contratos por precio fijo que había que hacer una descripción del alcance detalladísima para poder estimar de forma adecuada el precio final del proyecto.
• Para un alcance ambiguo como los que tienen este tipo de proyectos, el coste final en el que se incurre es menor que si se hubiera elegido firmar un contrato de Precio Fijo. Recordemos que si insistimos en firmar un contrato de Precio Fijo con un alcance ambiguo, nuestro proveedor incrementará el precio del proyecto para cubrirse las espaldas por las posibles sorpresas en forma de requisitos y necesidades que irán surgiendo a lo largo del proyecto.
• Permite un inicio más inmediato que un contrato de precio fijo, ya que permite empezar sin que todo tenga que estar detallado al 100%.

Sin embargo, sus principales desventajas son:

• Requiere auditar las facturas del vendedor. Si por contrato se estipula que vas a pagarle por todos los costes legítimos y reales incurridos al llevar a cabo el trabajo, tendrás que invertir tiempo y recursos en auditar todas y cada una de las facturas que éste te envía para su pago. Esto por lo tanto, conlleva un mayor trabajo de gestión del contrato.
• Del mismo modo, si vamos a pagar todos los costes en los que se incurra durante el proyecto, deberás tener muy presente que el incentivo para controlar los costes por parte del vendedor es menor que en cualquier otro tipo de contrato.
• Lo más crítico de estos tipos de contrato es que el Precio total final es desconocido. Recuerda que en la pirámide invertida del nivel de riesgo para tu presupuesto de proyecto, los contratos de costes reembolsables son los más arriesgados para el comprador (ya que desconoce cuánto acabará gastándose) y los más seguros para el vendedor (ya que sabe que se le pagarán todos los gastos en los que incurra).