Cómo descubrir ineficiencias en tu proyecto usando la matriz RACI

La MATRIZ RACI es una gran herramienta para hacer un adecuado reparto de tareas en un proyecto nuevo, o para evaluar si en un proyecto existente hay tareas que nadie realiza o personas que representan auténticos cuellos de botella.

De hecho es una de las herramientas recomendadas por el PMI^® para llevar a cabo la gestión de recursos humanos en proyectos, según publica en su Project Management Book Of Knowledge, PMBOK^®.

¿CÓMO EMPEZAR A USAR LA MATRIZ RACI?

Convoca y reúne al equipo involucrado en el proyecto o proceso que vaya a analizarse. Es importante que este ejercicio se lleve a cabo en equipo. Es así como podemos darnos cuenta en primera persona de los puntos de desacuerdo a la hora de concretar quién hace qué.

Una vez reunidos, en primer lugar, identifica las actividades del proceso concreto o proyecto, y colócalas como filas de la matriz.

Después, identifica los principales roles funcionales o personas involucradas en el proyecto o proceso que estamos analizando, y colócalos como columnas de la matriz.

¿CÓMO USAR LA MATRIZ RACI?

Ahora ya todos reunidos comenzamos a asignar los códigos “RACI” a cada tarea.

• “R” (del inglés, Responsible): debemos poner la R a quien ejecuta una tarea. Su función es “HACER”.
• «A” (del inglés, Accountable): quien vela porque la tarea se cumpla, aún sin tener que ejecutarla en persona. Su función es “HACER HACER”.
• “C” (del inglés, Consulted):  la persona o departamento que debe ser consultada con respecto a la realización de una tarea.
• “I” (del inglés, Informed): la persona o departamento que debe ser informada con respecto a la realización de una tarea.

El resultado puede quedar así:

Ejemplo de matriz RACI aplicada a la gestión de un proyecto de automoción

LAS REGLAS DE ORO DE LA MATRIZ RACI

A la hora de rellenar la matriz y de analizarla posteriormente deberemos tener en cuenta lo siguiente:

Toda tarea debe tener identificado, al menos, un rol con la letra R y con la letra A. Si no hay R significa que nadie ve dicha tarea como propia y por lo tanto, muy probablemente, no se esté ejecutando de forma consistente. Estos son los famosos huecos o agujeros que se detectan demasiado a menudo en las sesiones de análisis de procesos o proyectos gracias a esta herramienta. Si por el contrario una persona concentra excesivas “R”, éste podría estar siendo un cuello de botella en el proyecto.

Una actividad o tarea debe tener una y sólo una, letra “A”. El responsable final de una tarea debe ser único e inequívoco. Ya que se da demasiado a menudo que cuando varias personas son responsables de algo, en realidad nadie los es. Además es importante que todo persona con una “A” posea la autoridad suficiente para desempeñar dicha responsabilidad. En caso de que no se asigne la letra “A” a una tarea esto implicará que nadie se hará responsable de que ésta se lleve a cabo, ni dará la cara si ésta no se realiza.

Es importante tener en cuenta que una persona puede tener asignada la letra «R» y la letra «A» al mismo tiempo. Esto se debe a que llega un momento en la cadena de responsabilidad en el que un rol debe ejecutar una tarea y él mismo debe responsabilizarse de que ésta se hace y se hace, además, lo mejor posible. Un ejemplo de esto sería: El propietario de un negocio y la tarea de tomar decisiones estratégicas para su negocio. El propietario tendrá en la matriz, la letra R (debe tomar las decisiones) y la A (debe asegurarse de que se tomen y que éstas sean adecuadas ;).

Si nuestra matriz tiene excesivas «I» deberemos hacer la reflexión de si estamos siendo demasiado burocráticos o si es realmente importante y necesario informar a todos esos perfiles. En caso de ser necesario informar, hágalo. Pero solo a esas personas, no ponga en copia del email a todo el mundo (tengan o no tengan «I»). Este es un error común en la gestión de las comunicaciones de empresas y proyectos que debemos evitar.

Por último, si una persona tiene asignada una «C» con respecto a una tarea, no tome decisiones antes de obtener la respuesta de dicha persona. Si se le consultó, espere a obtener su respuesta y aportación. En cambio, no hace falta que detenga la marcha de la tarea ante una “I”, en tal caso con avisar ya es suficiente.