Claves para una buena comunicación en proyectos

Existen aspectos clave para una buena gestión de comunicaciones en proyectos. Esta es nuestra selección de 11 claves:

Escucha de forma activa y efectiva, es decir, manteniéndonos conectados con el interlocutor y resumiendo la conversación para asegurarnos de que hemos comprendido lo que querían trasmitirnos.

Sé consciente de las diferencias culturales y personales. Para saber cómo abordar las diferencias culturales, recomiendo el libro “The Culture Map” de Erin Meyer. Es un imprescindible en la gestión de proyectos multiculturales.

Identifica, fija y gestiona expectativas. La gestión de expectativas es importantísima. Por muy bien que hagas tu trabajo, si tu cliente espera 100 veces más de lo que entregas (aunque eso sea inalcanzable), habrás fracasado.

No asumas nada. Pregunta y luego confirma. Hay un dicho muy representativo en inglés con una malísima traducción al español que ejemplifica esto a la perfección: «Never assume, because when you assume, you make an ass of u and me»

Busca hechos y datos que avalen tu punto de vista y tu propuesta. No seas de los que basan su discurso en intuiciones y solo vende humo.

Sé educado. Lleva la educación y cordialidad allá donde vayas y serás bien recordado.

Resuelve los conflictos que caigan en tus manos. Un project manager no tira balones fuera. Si hay un conflicto dentro de tu proyecto, abórdalo y trata de resolverlo. Además, los conflictos bien resueltos, fortalecen al equipo.

Elige el método de comunicación más adecuado para la situación a la que te enfrentas: “escrito-formal” para temas relacionados con contratos y planes de proyecto (o cambios en ellos), “verbal-informal” para dar un primer toque de atención a un miembro del equipo, “verbal-formal” para presentar informes de situación, etc.

Potencia el networking dentro y fuera de la organización. Las redes de contacto proporcionan al project manager y a su equipo vías para solucionar problemas, influir acciones en partes interesadas y potenciar su apoyo al proyecto.

Más del 50% de la comunicación es no verbal. Aprende a entenderla, obsérvala en otros y ten cuidado con lo que transmites. La comunicación no verbal incluye gestos, expresión facial, contacto visual, lenguaje corporal, postura, vestimenta, distancia espacial, apariencia física, y ritmo, entonación, y tono de la voz.

Y como paso final en cualquier comunicación que tengas: resume, recapitula e identifica próximos pasos. Haciendo esto evitarás o reconducirás muchos malos entendidos y ganarás eficacia en tus comunicaciones.

¿Añadirías más claves para una buena comunicación en proyectos? Hazlo a través de los comentarios.