Temas recurrentes en el examen de certificación Project Management Professional (PMP)(R) y Certified Associate in Project Management (CAPM)(R)

A la hora de preparar el examen PMP(R) es conveniente tener en cuenta una serie de temas recurrentes que el aspirante al examen deberá tener presentes, que son cosas que se dan por supuestas en el desarrollo de un proyecto y que, como probablemente el examinado no trabaje en un entorno así, le puede inducir a errores en las respuestas. De nuevo el examinado se mete en el personaje del PMP® que trabaja en una empresa que utiliza la PMBOK® Guide.

Examen PMP(R): Temas generales

Los project managers están muy preparados –conocen perfectamente los procesos y qué hay que hacer primero, segundo…y por qué debe ser así– y tienen una gran energía y voluntad, siempre anteponiendo los intereses del proyecto a los suyos propios, ya que tiene claros los objetivos del proyecto, por qué ha sido seleccionado y cómo impactarán sus resultados en los objetivos estratégicos de la empresa.

Se supone que se está trabajando en un proyecto grande que es la primera vez que se realiza (las segundas veces serán más sencillas) con más de cien personas, al menos un año de duración y tiene un presupuesto muy importante.

Los project manager trabajan en una organización con un fuerte componente matricial, son nombrados en el proceso de inicio y tienen poder, autoridad y responsabilidad en la ejecución de las labores de gestión del proyecto, muy especialmente en las de planificar, gestionar, evaluar y controlar el alcance, el coste, el plazo, la calidad, los recursos, los riesgos y la satisfacción del cliente.

Asimismo se debe suponer que la organización tiene registros históricos y lecciones aprendidas, tiene establecidas políticas y procedimientos de actuación, de evaluación de riesgos, que están escritos y son conocidos por la organización.

Un proyecto no puede no tener una Estructura de Desglose de Tareas en el que está todo lo que debe hacerse en el proyecto y que no se hará nada que no esté en ella, salvo que se apruebe mediante el procedimiento de gestión de cambios que, también, tendrá la organización definido. Y, si bien puede haber omisiones, éstas deben detectarse cuanto antes para que no afecten al desempeño y logro de los objetivos del proyecto.

El patrocinador es el responsable de elaborar, aprobar y firmar el Acta de Constitución con la que el project manager, como responsable máximo, elabora el Plan de Dirección del Proyecto y todos los Planes Subsidiarios que lo componen, así como otros documentos que se requieran durante la vida del proyecto.

Las partes interesadas son un elemento clave en el éxito del proyecto, tanto en la fase inicial de identificación de los mismos y sus expectativas, como en la de colaboración para analizar tareas, identificar riesgos y crear el Plan de Comunicación. Y deben en su gran mayoría haberse identificado al inicio del proyecto ya que, cuanto más tarde se haga, las consecuencias serán más graves.

Muchas preguntas buscarán que el examinado tenga claro que uno de los principales errores y riesgos en un proyecto es no identificar todas las partes interesadas y detectar todos sus requerimientos y expectativas. No tener claro quiénes son las partes interesadas, cuál es su papel y cómo tratar con ellas será consecuencia de una mala práctica profesional y de un grupo de respuestas incorrectas en el examen de certificación PMP®.

Examen PMP: Planificación del proyecto

La planificación es muy importante y todos los proyectos deben ser planificados por el project manager, que deberá hacerlo con la colaboración de las partes interesadas y el equipo de proyecto, decidiendo qué procesos de cada subgrupo van a ser utilizados en el proyecto ya que, si bien tiene que tenerlos todos en consideración en el momento inicial, puede decidir prescindir de aquellos que no corresponda –porque el proyecto es sencillo– y darles un grado de detalle acorde a su complejidad. De igual manera el project manager y su equipo seleccionarán de, entre todas las posibles, aquellas herramientas y técnicas que sean más adecuadas al tamaño, características y complejidad del proyecto.

El project manager debe velar por el cumplimiento de los objetivos durante la fase de ejecución para lo cual debe establecer las mediciones e indicadores para medir la calidad del producto y del proceso, manteniendo un método de mejora continua.

Si el proyecto es la primera vez que se ejecuta, la planificación de riesgos será un elemento clave en el que participarán el project manager y buena parte de los interesados, siendo todos conscientes que la prevención de riesgos reduce el presupuesto y el plazo del proyecto y, por otra parte, no puede cerrar el presupuesto y plazo total del proyecto hasta que no se ha definido el Plan de Contingencias (y el Plan de Calidad) que tendrá un coste e implicará una serie de actividades a ejecutar.

El project manager es responsable de que el proyecto se haga en plazo y coste, por lo tanto, si en su análisis ve que no es posible, debe reportarlo a la dirección y no aceptar un proyecto que de entrada no puede cumplir sus objetivos sin proponer medidas o cambios en el coste, plazo o alcance.

El project manager planifica cuándo y cómo medir el avance y el desempeño del proyecto respecto a la línea base. Todo ello estará en el Plan de Dirección del Proyecto que debe ser aprobado por todas las partes, ser realista, y que todos los participantes crean en que es posible lograrlo.

Examen PMP: Ejecución y supervisión y control del proyecto

El proyecto se gestiona a través del Plan de Dirección del Proyecto con el cual se comparan las medidas del desempeño real para detectar el estado de proyectos y las variaciones que se producen.

Este plan, conforme cambia el proyecto, se va actualizando de tal manera que el project manager sabe casi en cada momento si el proyecto puede cumplir los objetivos consensuados y actuar sobre los recursos para evitar retrasos inaceptables.

Un aspecto muy importante son los cambios en el alcance que deben ser evaluados en relación a sus impactos sobre el coste, tiempo, riesgos, calidad, recursos y satisfacción del cliente.

El project manager, antes, debe recoger todos los datos necesarios para evaluar estos impactos con el fin de mantener informadas a las personas que deben estarlo y el momento en que tienen que estarlo para, si procede, tomar las decisiones oportunas.

Un aspecto relevante que el project manager no debe descuidar son las relaciones con su equipo, su crecimiento personal y profesional, la cohesión y alineación con los objetivos del proyecto, tratando de mantener un clima de motivación y trabajo, evaluando su desempeño y aplicando las medidas correctoras que crea convenientes.

Recordemos que un project manager debe ser una persona proactiva, que identifica los problemas pronto, busca posibilidades de cambios y previene los problemas antes de que sean irresolubles. Los riesgos deben ser su principal preocupación y estar atento a los indicadores definidos para realizar los cambios necesarios –y definidos en el Plan de Contingencia– antes de que el evento de riesgo ocurra.

La mejora continua es otro de los valores añadidos que el project manager PMP® debe aportar a la gestión de proyectos, recogiendo y documentando las lecciones aprendidas tanto en procesos como en productos, para que tanto las políticas, procedimientos, procesos como instrucciones o plantillas de la compañía mejoren con cada proyecto.

Por último, el project manager es una persona que colabora activamente con los departamentos de calidad y compras para garantizar que contratos y productos cumplen las especificaciones.

Examen PMP:  Cierre del proyecto

En esta última fase el project manager es quien cierra el proyecto que no podrá considerarse cerrados hasta que no estén cerrados todos los contratos y no haya una aceptación formal por parte del cliente.

Además produce un informe final que muestra a los miembros del equipo que el proyecto ha cumplido los objetivos previstos.