¿Cómo acreditar la experiencia ante el PMI? Una pregunta habitual

Una de las dudas más habituales de nuestros alumnos interesados en obtener las certificaciones Project Management Professional PMP ® y Certified Associate in Project Management (CAPM)® del PMI es cómo tienen que “demostrar” al PMI que disponen de la experiencia profesional que les exigen para poder optar a dichos exámenes.

Suelen preguntar si deben entregar un Certificado emitido por su empresa o si deben presentar alguna documentación oficial, si alguna persona de contacto debe hacer un escrito explicando y confirmando la experiencia,… Nada de eso.

En este post no vamos a hablar de todo el proceso de solicitud sino que vamos a ver cómo debemos introducir nuestra experiencia liderando y gestionando proyectos en los últimos 8 años al hacer la solicitud. Si tenéis interés en conocer todo el proceso completo, perfectamente explicado, pasado a paso, de cómo cumplimentar la solicitud podéis solicitárnoslo AQUÍ:

¿Cuántas horas y meses de experiencia debo acreditar?

Como resultado final de introducir nuestra experiencia deberemos lograr llegar a acreditar:

• 3 años de experiencia y 4.500 horas, si tienes estudios universitarios.
• 5 años de experiencia y 7.500 horas, si no los tienes.

Para el requisito de experiencia en años en gestión de proyectos, no se tiene en cuenta el posible solapamiento entre proyectos. Para el requisito de experiencia en horas en gestión de proyectos: Sí acumula el posible solapamiento entre proyectos.

Detallar la experiencia profesional no es complicado ni difícil pero si suele resultar una tarea laboriosa. Tienes que ir introduciendo proyectos en los que hayas participado (en todo o en parte)- y que el total de estos proyectos sumen los 3 o 5 años requeridos.

No es necesario que tu rol en estos proyectos haya sido “oficialmente” el de Project Manager o Jefe de Proyectos, pero si es importante que quede claro que has tenido un cierto grado de responsabilidad en los mismos, ya sea porque has gestionado los costes, has dirigido equipos de trabajo, has tenido que tratar con clientes,…

¿Qué información debemos introducir por CADA proyecto?

Por cada proyecto, deberemos introducir

• Datos generales del proyecto: Título, fecha de inicio y fin, nuestro rol en el proyecto, área en la que se encuentra el proyecto (ingeniería, marketing),… De esta información el PMI conocerá tus meses de experiencia liderando y gestionando proyectos.

• Datos de la empresa en la que trabajabas cuando participaste en ese proyecto (nombre, dirección, dirección y teléfonos de contacto,…, nada complicado)

• Persona de contacto:  Es la persona que, en caso de que te auditen, deberá confirmar que la experiencia que has declarado es correcta. Puede ser tu jefe, cliente,… o parte interesada (stakeholder) relevante. Es importante que sea alguien que esté dispuesto a firmar que tienes la experiencia profesional que dices tener liderando y gestionando proyectos. Lo mejor es que sea alguien disponible, fácil de localizar en caso de que te auditen ya que deberás enviarle información que deberá firmar.

• Horas estimadas dedicadas a tareas y actividades de inicio, planificación, ejecución, monitoreo y control y cierre. Debe lógicamente ser una estimación que, muy recomendable, hayas acordado con la persona de contacto que avalará tu experiencia.  De esta información PMI obtendrá el número de horas de experiencia liderando y gestionando proyectos. Si con un proyecto llegas a 4500 horas y 3 años, puedes dar por completo el proceso. Si todavía no has llegado, deberás añadir proyectos hasta que alcances ese mínimo. Importante: Cuando hagas en un paso posterior la descripción de tus funciones, debe ser coherente con las horas que hayas introducido aquí. Por ejemplo, si has incluido horas de inicio del proyecto, en la descripción deberán escribirse tareas y entregables del grupo de procesos de inicio. O, si no has incluido horas de cierre, no deberás hablar en la descripción de tareas de cierre que hiciste en tu proyecto. Horas y descripción de tus funciones en el proyecto, deben ser coherentes.

 Importante¡´¿Cómo hacer la descripción de tu papel?

• Descripción de 300-500 caracteres de cuál rol y funciones en el proyecto.  Algunas recomendaciones básicas antes de ver qué nos recomienda PMI en sus “application tips”.

• • No habléis de qué iba el proyecto. Solamente dos líneas para decir cuál era su objetivo y los resultados obtenidos.
  • Centraros en cuáles eran vuestras funciones y que sea relacionadas con iniciar, planificar, gestionar, controlar y/o cerrar los proyectos. Que sean actividades relacionadas con los procesos de gestión de proyecto.
  • No pongáis descripciones generales (yo planificaba, y controlaba,…) sino que debéis tratar de que se vea que la aplicáis a ese proyecto específico (Me reuní con el Ministerio para cerrar un plan de proyecto…)
  • En un inglés razonable.  Debido a relevancia de este punto (por nuestra experiencia el 95% de las solicitudes rechazadas y auditorías fallidas tienen que ver con no haber hecho una descripción adecuada de nuestras funciones en este apartado), revisemos y comentemos el documento facilitado por PMI:En primer lugar nos indica qué a la hora de describir nuestra experiencia, debemos tener claro cuál es el rol de un director de proyectos y que nuestra descripción lo tenga en cuenta. Nuestra descripción deberá mostrar que como directores de proyecto… nosotros

«Perform their duties under general supervision and are responsible for all aspects of the project for the life of the project;  Lead and direct cross-functional teams to deliver projects within the constraints of schedule, budget and resources;  Demonstrate sufficient knowledge and experience to appropriately apply a methodology to projects that have reasonably well-defined project requirements and deliverables.»

Por lo tanto, debemos resaltar que hemos tenido en cuenta todas las áreas del proyecto (no nos vale solamente ser un cost-controller), que hemos tenido que coordinar y liderar equipos (que no lo hemos hecho solos o con otro compañero que se sienta a nuestro lado…) y demostrar por el lenguaje utilizado que conocemos PMBOK (R) Guide y en nuestra descripción hablamos de los grupos de procesos (inicio, utilizamos términos adecuados (registro de riesgos, línea de base del alcance, monitorizar riesgos, registro de supuestos,…). A continuación nos indica cómo debe ser la descripción de nuestro rol en el proyecto

«Project descriptions should be documented clearly enough for PMI to determine whether or not the projects documented truly are projects. Please note, each project must be submitted as its own individual entry and must be for a professional association/organization. Furthermore, project descriptions should consist of the following»

 Lo primero que tenemos que tener claro es si lo que vamos a introducir es un proyecto o una operación. En este segundo caso, no nos valdría.  Y que debemos elaborar una ficha por cada proyecto; que en ningún caso podemos hablar de varios proyectos que gestionamos simultáneamente en la misma ficha.

Estas «application tips» nos recuerda lo que es un proyecto:

 «PMI defines a project as a temporary endeavor undertaken to create a unique product service or result. Every project creates a unique product, service or result such as

• A product that can be either a component or another item, an enhancement of an item, or an end item

• A service or a capability to perform a service (e.g., a business function that supports production or distribution

• An improvement in the existing product or service lines (e.g., A Six Sigma product undertaken to reduce defects)

• A result, such as an outcome or document (e.g., research project that develops knowledge»

Tenemos que tener claro que gestionar facturas, hacer labores de mantenimiento, hacer tareas puntuales de mejoras en procesos, gestionar un proceso de fabricación,… no son proyectos.

Por último, y muy importante, nos da directrices para formalizar la descripción de nuestras tareas y funciones liderando y gestionando el proyecto:

“… Project descriptions should consist of the following:

A brief, one-sentence project objective;

Project deliverables summarized by process areas (Initiating, Planning, Executing, Monitoring and Controlling, and Closing ; abbreviations are acceptable IN, PL, EX, MC & CL)

A brief, one-sentence project outcome»

Por ello, aunque cada uno de vosotros necesitéis adaptarlo a vuestros proyectos concretos, os podemos dar una propuesta de plantilla que siga estas directrices (solamente es un ejemplo para que nos hagamos una idea del tipo de información, enfoque,… a dar a las descripciones):

«El objetivo era diseñar un sistema que redujera en un 10% las no conformidades. Entre mis funciones y tareas cabe resaltar:

IN: Tener reuniones con cliente interno para enfocar el proyecto y consensuar el acta de constitución

PL: Organizar reuniones con equipo e interesados para fijar el alcance, plazos y planes de respuesta a los riesgos.

EX: Coordinar los trabajos de las áreas de calidad, sistemas  y recursos humanos y ejecutar lo recogido en el plan

C: Mantener reuniones quincenales de seguimiento en las que revisar evaluar los datos de desempeño del proyecto para evaluar el grado de cumplimiento de objetivos y presentar los resultados a la dirección.

CL: Lograr la aceptación de la dirección del nuevo sistema y evaluar el cumplimiento de los objetivos iniciales.

Resultados del proyecto: Un sistema que incluía la definición de procesos, la implementación de un SW y la formación a equipos.»

Probablemente en el primer intento veas que has utilizado más de 550 caracteres… Es el momento de reducir un poco sin perder la esencia.

«OBJ: Diseñar sistema que redujera un 10% los fallos. Como project manager

 IN: Me reuní con cliente para enfocar proyecto y consensuar acta de constitución

PL: Tuve reuniones con el equipo para fijar alcance, plazos y planes de respuesta a riesgos

EX: Coordiné los trabajos de las áreas de calidad, sistemas  y recursos

C: Seguí semanalmente proyecto evaluando desempeño y presentando resultados a cliente

CL:Lograr la aceptación de la dirección del nuevo sistema y hacer informe final de proyecto»

RES: Sistema con procesos, software y equipos formados

El reto es lograr transmitir lo que tenemos que trasmitir pero en máximo 550 caracteres. Un verdadero reto¡ Y en INGLÉS¡

En cualquier caso,  siempre se puede enviar dudas a Application.Audit@PMI.org o, en el caso de nuestros alumnos del Curso Online para preparar las certificaciones PMP(R) y CAPM(R) , a los profesores que ayudaremos en todo el proceso.

Por último, os recomendamos que a la hora de seleccionar nuestros proyectos, utilizar el menor número de proyectos que nos hagan cumplir las 4.500 o 7.500 horas, según vuestro caso. Ni más ni menos. El problema surgirá si nos incluyen en el proceso de auditoría, ya que si hemos introducido muchos proyectos, también tendremos que buscar a todos los contactos y gestionar su aceptación.

Como hemos comentado anteriormente, otro aspecto a tener en cuenta a la hora de seleccionar los proyectos es que tengamos acceso a los propietarios / responsables de los proyectos, que incluyamos en la experiencia y que tendremos que buscar para que nos la validen.

Si alguno de vosotros desea que les hagamos llegar las “Application Tips” puede visitar nuestra web y solicitarlas desde NUESTRO FORMULARIO DE CONTACTO.