Recopilar requisitos de negocio con mapas mentales

Los mapas mentales tienen múltiples aplicaciones en diversas profesiones. Por supuesto también para un Project manager. Una de esas aplicaciones es la posibilidad de recopilar requisitos de una manera ágil y organizada.

Como comentábamos en un post anterior de este mismo blog, en muchas ocasiones no es tarea fácil averiguar qué es lo que quiere el cliente (negocio). En muchas ocasiones porque ni él mismo lo sabe con claridad cuando comienza el proyecto.

En una situación como la planteada, puede ser una buena estrategia sentarse con el negocio (o cliente), es decir, quien debe determinar y aprobar el alcance del proyecto, y recopilar los requisitos combinando técnicas como la tormenta de ideas y entrevistas con la simple y a la vez poderosa herramienta “Mapa mental”.

Una buena forma de llevar a cabo esta práctica es la que expongo:

1. juntar en una sala a los interesados del lado del ciente
2. Utilizar un proyector para que todos vean el mapa mental que se van componiendo mediante una de las múltiples herramientas que existen para dicho fin
3. El Project manager incluirá el nodo central del mapa en el que pondrá por ejemplo el nombre del proyecto (o el objetivo principal, si es muy escueto)
4. Pedirá a los asistentes que vayan indicando requerimientos según les vengan a la cabeza (tormenta de ideas). Si es posible, comenzando por requerimientos de alto nivel.
5. El Project manager (o quien le ayude en esta tarea) irá tomando nota en el propio mapa, agregando y clasificando los requerimientos de forma dinámica, conforme van soltando ideas los participantes.
6. Cuando un requerimiento quede a muy alto nivel, pedirá información de detalle de modo que se puedan ir aterrizando todos los requerimientos del proyecto.
7. Antes de finalizar, el Project manager pedirá a todos los asistentes que echen un último vistazo al mapa generado para asegurar que todos los requerimientos han sido contemplados.

Según la Wikipedia, “Un mapa mental es un diagrama usado para representar palabras, ideas, tareas, lecturas, dibujos, u otros conceptos ligados y dispuestos radicalmente alrededor de una palabra clave o de una idea central…“.

En nuestro caso particular, la palabra clave será el nombre (o incluso el objetivo central) del proyecto, y las distintas ramificaciones que derivan del mismo serán requisitos que van refinándose, pasando de un alto nivel a un grado de detalle suficiente para poder definir el alcance.

Un mapa mental permitirá por lo tanto, ir recopilando y ordenando las ideas que tienen las partes interesadas del lado del cliente, plasmándolas en un único documento común, muy visual, estructurado (incluso por categorías de requisito) y simple de entender,… y todo ello sin tener que realizar un arduo trabajo encerrado en mi cueva, puesto que el documento se va generando entre todos los participantes al vuelo.

Como herramientas concretas que puedan ayudar a “pintar” mapas mentales, yo destacaría Fremind y Xmind.

Si no has utilizado nunca una herramienta de este tipo, ¿te animas a probarla en tu próximo proyecto?