10 pautas para tener reuniones efectivas y eficientes.

Seguro que estás tan harto/a como yo de tener la agenda repleta de reuniones improductivas y prescindibles. 

Aplica este decálogo para empezar a ser el anfitrión/a de reuniones efectivas y eficientes. 

1-Programa con antelación (siempre que sea posible) y valida con tiempo que todo el mundo ha aceptado la invitación. 

Las agendas están repletas de reuniones y necesitamos sacar también tiempo de concentración y trabajo individual. Que tus reuniones no sean setas que brotan de repente en la agenda de la gente. 

Cuanto antes programes las reuniones más difícil será que haya conflictos de agendas. 

Haz seguimiento de las aceptaciones o rechazos de la convocatoria. Insiste para que confirmen su asistencia cuanto antes. 

De esta forma si alguien te cancela en el último momento puedes sentirte con la autoridad de preguntarle por qué no puede asistir si le mandaste la convocatoria con semanas de antelación cuando tenía disponibilidad y confirmó su asistencia.

2- Elige conscientemente el formato de la reunión: virtual, presencial o mixta

Cada opción tiene sus pros y sus contras.

Dependerá de la criticidad de los temas a tratar, si es necesaria la interacción, etc.

Si debe ser presencial por la importancia del tema a tratar, piensa si es mejor hacerlo en la oficina habitual o si debemos buscar un lugar neutral o de retiro.

3-Fija el objetivo para la reunión y comunícalo junto a la agenda con suficiente antelación para que los invitados puedan prepararse. 

¿Qué vamos a debatir en la reunión?

¿A qué problema debemos encontrar solución?

Que no les coja el tema por sorpresa y tengan tiempo para prepararlo.

Exige preparación: informa qué esperas de ellos.

4-Invita única y exclusivamente a las personas imprescindibles. 

Todo el mundo está harto de ser invitado a reuniones que no le interesan y en las que no tiene mucho que aportar.

¿Sabes qué sucede con la gente extra que invitas a la reunión? Que se pegan toda la reunión trabajando en algo diferente en segundo plano sin prestarte atención.

5- Comienza puntual. No esperes a nadie. 

De esta forma los asistentes cogerán el hábito de llegar puntuales para no quedar mal y no perderse nada.

Si das 5-10 minutos de cortesía, la gente llegará 5-10 minutos tarde para no tener que esperar al resto. 

Esto no hace más que robarte 10 minutos de atención plena en los objetivos de la reunión.

6- Establece un límite de tiempo y cúmplelo. 

Se estricto también para finalizar la reunión. 

Respeta el tiempo que la gente ha reservado para la reunión. 

Aparca temas para la siguiente reunión si es necesario.

7- Establece normas de comunicación para la reunión:

• Escucha activa y efectiva. Manteniéndose conectado con el interlocutor y resumiendo la conversación para asegurar un intercambio efectivo de información. 
• Nada de trabajar en segundo plano. Seamos eficientes.
• Siendo consciente de la diferencias culturales y personales. Hay personas (y culturas) que necesitan ver un momento muy amplio de silencio para intervenir. Invítales a tomar la palabra. Pregúntales: ¿Y tú qué opinas al respecto?
• La buena educación es obligatoria. No permitas salidas de tono, comentarios despectivos o gritos. Eres el anfitrión, asegúrate de que todo el mundo está disfrutando (o al menos, no sufriendo).
• No interrumpas. Levanta la mano.
• Cámaras siempre encendidas. A nadie le gusta hablarle a una pantalla en negro.
• Cuidado con la comunicación no verbal. Más de un 50% de la comunicación es no verbal!!!

Como anfitrión deberás velar por que estas reglas se cumplan, cortar comportamientos indeseados o recordar las normas a lo largo de la reunión (“por favor, usemos la funcionalidad de levantar la mano para pedir la vez y no interrumpirlos los unos a los otros”).

8- Resume decisiones, acciones y temas pospuestos para la siguiente reunión.

Reserva los últimos 5-10 minutos para hacer un resumen de lo acordado, las acciones definidas e identifica lo que queda pendiente para la próxima reunión.

Plasmar o no estas acciones en una herramienta colaborativa dependerá de lo efímero o duradero que vaya a ser el equipo de trabajo de la reunión.

9- Envía el acta enseguida

Ve redactando el acta a medida que avanza la reunión. Utiliza plantillas disponibles por doquier. 

Hazlo preferiblemente en un espacio de trabajo común (confluence, sharepoint o similar)

Evita la transcripción de notas a limpio. Así cuando termina la reunión únicamente debes darle al botón de guardar y/o enviar.

10- Haz seguimiento

Entre reuniones o en la próxima reunión del equipo de trabajo, dedica los primeros minutos a poner en común los avances realizados de las acciones definidas en la reunión anterior.

Si ves que no hay avances entre reuniones deberás hacer puntos de control intermedios.

Foto de Chris Montgomery en Unsplash